Begitu pun dengan mengirimkan tugas yang diberikan oleh dosen. Mengharuskan mahasiswa nya untuk mengirimkan tugas melalui media-media tertentu salah satu contohnya, yakni surat elektronik (e-mail).

Meski mudah dilakukan dan sangat praktis namun, ketika mengirimkan tugas melaui e-mail harus memerhatikan beberapa aturan. Tidak boleh asal-asalan. Apalagi sampai tidak menulis subyek dan body e-mail. Hal ini mungkin akan membingungkan para dosen dan dianggap tidak sopan. Untuk itulah dalam mengirimkan e-mail harus lah memerhatikan beberapa etika.

Baca Juga : Ingin Belajar Dengan Efektif di Era Pandemi? Yuk, Aplikasikan 5 Trik Ini

Berikut Etika Dalam Mengirim Tugas

1. Memperkenalkan Diri Terlebih Dahulu

Langkah pertama yang harus dilakukan yakni, perkenalkan diri sobat terlebih dahulu. Dengan cara menuliskan nama di body email setelah memberikan salam. Terkadang hal ini sering sekali dilupakan oleh mahasiswa yang mengirimkan tugas. Padahal memperkenalkan diri merupakan kewajiban yang sangat diharuskan oleh mahasiswa saat hendak mengirim tugas ke dosen. Agar mempermudah dosen mengetahui nama pengirim e-mail tersebut.

Jelaskan secara singkat dan spesifik dimulai dari nama lengkap, kelas, jurusan, serta mata kuliah yang diikuti.

2. Perhatikan Format Dalam Pengiriman Tugas

Etika berikutnya yang harus diterapkan oleh penulis e-mail yakni dengan memerhatikan format dalam mengirimkan tugas. Meski hal ini sepele, namun memerhatikan format dalam mengirim tugas harus dilakukan karena jika tidak akan memengaruhi nilai kalian lho.

Biasanya setiap dosen dalam memberikan tugas kepada mahasiswanya, mereka juga memberi tahu format khusus untuk mengirimkan tugas. Misalnya, mengirimkan tugas dalam bentuk file (doc/pdf/xls atau yang lainnya). Kemudian, di dalam file tersebut ditulis dengan format Nama – Mata Kuliah – Angkatan. Ada juga dosen yang menentukan subjek e-mail yang harus di ikuti oleh mahasiswa.

Baca Juga : Mahasiswa Baru? Nah Berikut 5 Tips Mudah Beradaptasi di Kampus yang Bisa Kamu Aplikasikan!

3. Gunakan Bahasa Formal

Dalam mengirim tugas ke dosen, bahasa yang digunakan harus lah sopan dan formal. Walaupun, tidak bertemu dengan dosen secara langsung namun hal tersebut perlu diperhatikan. Bahasa formal yang digunakan dimulai dari salam hingga penutup. Mahasiswa harus tetap menggunakan bahasa formal meskipun sudah sangat mengenali dosen tersebut secara pribadi.

4. Sampaikan Maksud dan Tujuan

Karena tiap dosen memiliki jadwal mengajar yang lebih dari satu kelas, mungkin saja dosen tersebut lupa karena dosen tersebut sering memberikan tugas yang bermacam-macam. Sebagai mahasiswa yang baik kalian perlu menambahkan maksud dan tujuan nya dalam subjek e-mail tiap kali mengirim tugas. Dan pada body e-mail bisa juga ditambahkan dengan “Sehubungan dengan tugas penelitian yang diberikan pada tanggal/bulan/tahun. Berikut saya lampirkan laporan penelitian dari kegiatan penelitian yang sudah dilakukan”.

5. Bersikap Baik dan Sopan

Bersikap baik dan sopan juga perlu diterapkan dalam mengirim tugas melalui e-mail. Meski menggunakan alat yang canggih dan tidak bertemu dengan dosen yang bersangkutan namun, pada dasarnya mengirimkan e-mail  ke dosen juga termasuk berkomunikasi dengan orang yang lebih tua.

Hindari menggunakan kata-kata yang menuntut, memerintah ataupun memaksa. Jika ingin dosen menghargai sobat, maka jauhilah perilaku tersebut. Dan jangan lupa bubuhkan ucapan terimakasih sebagai penanda hubungan yang baik.

6. Koreksi Lagi Email-nya

Ketika sudah menuliskan beberapa kata pengantar dalam mengirim e-mail, jangan langsung mengambil keputusan untuk mengirimkannya. Periksa lagi penggunaan kalimatnya, apakah sudah sesuai dengan format yang diberikan atau belum, menggunakan bahasa yang formal dan sopan, serta menyampaikan maksud dan tujuan dalam mengirim e-mail.